Quickie oder Orgie: Rezepte für Dein perfektes Meeting

„Meetings sind wie eine Orgie.“ Diesen Satz stellte vor nicht allzu langer Zeit ein Freund von mir in den Raum. Ich staunte nicht schlecht. Ineinander verschlungene Leiber tauchten vor meinem inneren Auge auf. Was sollte eine Orgie mit einem Businessmeeting gemein haben?

Foto: Olly /Fotalia

Die Erklärung war simpel: eine chaotische Ansammlung von Menschen. Jeder kann sich ins Getümmel stürzen, egal ob großer oder kleiner … . Sie wissen was ich meine. Sowohl bei einer Orgie als auch im Meeting herrscht reges Treiben, wobei Quantität häufig vor Qualität steht. In den folgenden Zeilen möchte ich Ihnen die fünf häufigsten Probleme in deutschen Businessmeetings aufzeigen. Dazu liefere ich Ihnen im Anschluss meine Erfolgsrezepte um Ihre Meetings in Zukunft wieder besser, erfolgreicher und effizienter zu gestalten. Anregung zu Körpersprache in Meetings oder Tacheles reden finden Sie hier.

Die 5 häufigsten Fehler in Meetings:

1. Kompetenz ist Mangelware

Leider ist es in Meetings häufig der Fall, dass nicht die geballte Kompetenz versammelt ist. Oft ist jeder anwesend, der auch nur ansatzweise mit einem Thema zu tun hat. Die Folge des Ganzen? Große Gruppen, in denen die einzelne Meinung untergeht. Mitarbeitern, die kaum involviert sind, fällt es schwer zu folgen. Dem Meetingleiter sitzen teils kompetente, teils ahnungslose Teammitglieder gegenüber. Effizientes Arbeiten sieht anders aus.

Foto: Andrey Popov /Fotalia

2. Quantität statt Qualität

Sicherlich ist es Ihnen selbst schon einmal aufgefallen. Das einstündige Morgenmeeting gleicht mehr einem Kaffeeklatsch.Die Themen, welche locker in einer viertel Stunde geklärt werden könnten, ziehen sich kaugummigleich über die ganze Stunde. Auf den Punkt kommen will gelernt sein!

3. Befangenheit als falscher Freund

Alle Mitarbeiter sind einer Meinung? Es herrscht absoluter Konsens zu einem Thema? Da stimmt etwas nicht. Besonders, wenn eine Gruppe eine recht dominante Meinung äußert, tritt oft das Phänomen der Befangenheit auf. Mitarbeiter trauen sich nicht ihre eigenen Ansichten und Ideen kundzutun. Tatsächlich sind Kritiker oft wichtiger als Befürworter, um Risiken abzuschätzen, negative Auswirkungen im Auge zu behalten oder um einen anderen Blickwinkel ins Gespräch zu bringen.

4. Teams sind grundsätzlich faul

Faulenzen während eines Meetings ist keine Seltenheit. Wenn die Leistung des Einzelnen nicht mehr direkt sichtbar wird und das eigene Handeln mit dem der Gruppe verschmilzt, spricht man vom Sozialen Faulenzen*. Je mehr Menschen in einem Team arbeiten, desto schwächer wird ihre individuelle Beteiligung. Dabei handelt es sich meist um ein unbewusstes, aber rationales Verhalten: Wozu die komplette Kraft in eine Aufgabe stecken, wenn doch auch die Hälfte genügt, ohne das es auffällt? Warum der Arbeitsaufwand nicht auf null fällt? Weil es auffallen würde.

5. Wenn Aufgaben ins Leere laufen

Eine Aufgabe wird gestellt und niemand fühlt sich verantwortlich, obwohl sowohl die Anzahl als auch die Kompetenz der Anwesenden vollkommen ausreichen würde? Man spricht hier von einer Verantwortungsdiffusion. Der Grund dafür kann einmal auf Seite der Mitarbeiter liegen, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind. Andererseits kann die Ursache auch bei der übergeordneten Instanz liegen, beispielsweise, wenn Aufgaben nicht klar zugeordnet werden.

Damit Ihr Meeting in Zukunft keinem Gangbang mehr gleicht, nutzen Sie unbedingt meine ersten fünf Erfolgsrezepte. Weitere äußerst effektive Rezepte und Tricks verrate ich Ihnen gern in einem meiner Vorträge und Seminare.

5 TOP Rezepte für ein perfektes Meeting – Mein Motto: „Quick & Dirty“

1. Quickies statt Orgien

Führen Sie Meetings häufiger in kleineren Runden aus. Wenn wir mehr als 2 große Themen in einer Sitzung besprechen, sinkt die Aufmerksamkeit und die Lust geht verloren. Machen Sie immer wieder kleine Quickies 😉 Ideen gefällig? „Sales-Quickies“ oder „Brainstorming-Quickies“ oder wie wäre es mit einem „Gute-Laune-Quickie“?

Foto: Andrey Burmakin / Fotolia

2. Mittendrin statt nur dabei

Erwarten Sie von jedem Anwesenden Antworten auf Ihre Fragen. Jeder sollte seine Meinung äußern und sich angesprochen fühlen, selbst wenn es nur ein Nicken ist. Somit vermeiden Sie Unwissenheit im Nachhinein und entlocken dem einen oder anderen eine neue Sichtweise. Achten Sie darauf nach einer rhetorischen Frage jeden im Raum anzublicken. Lassen Sie Ihren Blick von links nach rechts und rechts nach links schweifen. Sie werden merken, wie die Aufmerksamkeit zunimmt. Am Anfang wird es sich komisch anfühlen, nach einer gewissen Zeit wissen ihre Teilnehmer: Der/Die passt auf.

3. Stellungswechsel macht Spaß

Wird es in der einen Stellung nicht langweilig? Ok, ganz viele Bilder plötzlich im Kopf? Dann ändern Sie doch einmal alles. Anstrengend? Das sollen doch die anderen machen? Opfer oder Macher? Statt jeden Morgen den gleichen Prozess ablaufen zu lassen, machen Sie es anders. Seien Sie mutig, auch wenn Sie am Anfang komische Blicke bekommen. Es ist wie beim Sex, wenn es dann losgeht, sind sie (alle) wieder dabei. Drei Ideen wie dies ablaufen kann kommen jetzt, wenn Sie weitere Ideen brauchen oder ein Brainstorming mit mir machen möchten zu Mitarbeiterführung oder Veränderungen im Meeting, dann kontaktieren Sie mich gern!

  1. Statt im Sitzen im Stehen die aktuellen Themen besprechen.
  2. Statt wie immer 1,5 Stunden, kurzfristig nur 15min.
    Legen Sie kürzere Zeiten für Meetings fest. Auch Ihre Mitarbeiter sollen lernen auf den Punkt zu kommen. Legen Sie den Schwerpunkt in Ihrem Meeting auf die Abhandlung der Themen, nicht auf eine festgelegte Zeit. So verkürzen Sie unnötig lange Meetings und geben wichtigen Themen genügend Raum. Und die Mitarbeiter werden schon „Gummi“ geben um ihre Antworten zu bekommen.
  3. Von hinten das Feld aufrollen. Im Normalfall gehen die meisten die Agenda von oben nach unten durch. Risiko dabei: die letzten Themen werden zu kurz oder gar nicht besprochen. Fangen Sie einfach mal von hinten an und schauen was passiert. Ein Versuch ist es wert.

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4. Rollenspiele

Schaffen Sie für sich und ihre Teilnehmer eine klare Rollenverteilung. Folgende Positionen sollten Sie unbedingt vereinbaren und jedes Mal ändern:

  1. Protokollführer: Sie haben alles schriftlich und konzentrieren sich während des Meetings auf die anderen Teilnehmer und Rezepte.
  2. Klartextchef: Kurz – knapp – prägnant. Der Klartextchef zeigt jedem die gelbe Karte, der zu viel labbert und nicht zum Punkt kommt. Passen Sie auf, dass es Sie nicht trifft.
  3. Opposition: Es braucht eine Opposition, damit es nicht zu einfach ist, der Masse hinterher zu schleichen und sich dem erstbesten Gedanken hinzugeben.

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5. Reden Sie Klartext mit dem IMPUT-F® Modell

Um einen der typischsten Fehler, der Verantwortungsdiffusion vorzubeugen, sollten Sie Aufgaben eindeutig verteilen. Halten Sie den Teamgedanken hoch und nehmen Sie folgendes Modell als Grundlage für Absprachen:

I         Inhalt              Was?
M       Motivation     Wofür?
P        Person             Wer?
U       Umfang           Wie und Wieviel?
T        Termin            Wann? Bis wann?
F        Feedback        Wer kontrolliert & gibt Feedback?

Wenden Sie meine Erfolgsrezepte an und machen Sie Ihr Meeting endlich wieder zu dem, was es sein soll: ein motivierender, effizienter Austausch unter kompetenten Mitarbeitern. Stellen Sie die Qualität vor die Quantität und nehmen Sie jede Meinung ernst.

Wie sagt man so schön: „Es kommt nicht auf die Größe an.“ In diesem Sinne viel Erfolg.

Haben Sie noch weitere Anmerkungen zu diesem Thema? Dann hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder schreiben mir.

Ich freue mich auf unseren Austausch!

Ihr

Daniel Hoch

Pressebild von Daniel Hoch für Homepage und youtube- Infokarten

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